Bonjour à toutes et à tous, je fais un point rapide sur la liste des ToDos que j’ai précédemment données - pauses café- Alexis me confirme que c’est bon, ou presque bon - réservation des restos pour les comités et WiC - Alexis me confirme que c’est bon aussi - accès aux services de sécurité - Arnaud me répond qu’il s’en occupe. Choses à faire la semaine prochaine, en préparation de la conférence - Je passe à Paris 7 mardi matin pour déposer les sacs - blocs note -stylos que nous avons préparé - Je m’occupe aussi avec Pierre de la commande des porte-badges - plan des locaux/ accès. J’ai mis en ligne sur le site de la conférence ces deux éléments - il faudrait les imprimer pour les participants - Il faut préparer un plan de voisinage, avec les points utiles - supérettes, pharmacies, possibilités de restauration pour le midi - et l’imprimer Quelqu’un peut s’en charger? - Y’a t’il possibilité pour les visiteurs/conférencier de déjeuner au restaurant universitaire? Si oui, quelles informations leur transmettre? à joindre au document précédent, si c’est possible. - Y’a t’il possibilité pour les participants d’accéder au Wifi - pour ceux qui n’auraient pas accès à Eduroam? Je peux fournir au besoin une liste de noms de participants inscrits/en cours d’inscription/ qui sont censés s’inscrire. - En fin de semaine, une fois les documents pratiques prêts, il faudra faire une session de préparation des sacs à remettre aux participants. Bonnes volontés bienvenues là aussi. - une question relative à l’accès aux locaux : Est-il possible de faire un fléchage avec affiches et indications de direction dans les locaux dès vendredi soir? Si nous pouvions éviter de le faire le lundi matin, ce serait bien. Les affiches ont été déposées à l’IRIF par Damiano hier. Choses à faire lundi matin: - mettre en place le stand d’accueil, J’apporterai les badges, et reçus et caisse pour les paiement sur site - faire le fléchage qui n’aura pu être fait le vendredi matin - accueillir les participants - vérifier s’ils sont sur la liste d’inscrits - leur remettre badge individuel - et le sac - procéder au paiement des frais sur site pour ceux qui ont eu des problèmes avec Azur-Colloques - leur remette un reçu Et commencer les festivités :) N’hésitez pas à me dire si quelque chose vous parait manquer Amicalement, Paulin.
Le 16 juin 2016 à 20:24, Paulin de Naurois <Paulin.Jacobedenaurois@lipn.univ-paris13.fr> a écrit :
Bonsoir à toutes et à tous,
Suite au premier message ci-dessous, je vous propose de regrouper les disponibilités de chacune et chacun pour participer à l’accueil des conférenciers. Pour ma part je serai là tous les jours. Giulio m’a donné quelques dispos.
Je vous propose de regrouper vos disponibilités dans un fichier partagé, ce qui nous permettra ensuite de faire un planning. SI vous avez des thésards ou stagiaires qui souhaitent participer, qu’ils n’hésitent surtout pas!
Un lien:
https://docs.google.com/document/d/189oXUwayPuHQkLAOO9VbJawUkSRdE7ri5mHMuiUn... <https://docs.google.com/document/d/189oXUwayPuHQkLAOO9VbJawUkSRdE7ri5mHMuiUnF08/edit?usp=sharing>
Amicalement
Paulin.
Le 16 juin 2016 à 11:16, Paulin de Naurois <Paulin.Jacobedenaurois@lipn.univ-paris13.fr <mailto:Paulin.Jacobedenaurois@lipn.univ-paris13.fr>> a écrit :
Bonjour à toutes et à tous,
Après un long silence, je reviens vers vous à propos de l’organisation de la conférence CIE 2016 à Paris7.
- Premier point: n’oubliez pas de vous inscrire ! En particulier, si vous souhaitez assister au dîner de la conférence. Pour les membres du comité d’organisation, l’inscription à la conférence en tant que telle est gratuite.
- A propos de l’inscription: certains d’entre vous le savent déjà, j’en informe les autres. Le site Azur Colloques du CNRS pour gérer les inscription a un souci avec le paiement par carte bancaire. L’interface de paiement ne s’affiche pas pour de nombreux participants. Curieusement, pour d’autres, cela fonctionne. Le problème est remonté depuis près d’un mois au CNRS, ils ne trouvent pas de solution.
Concrètement pour nous cela a deux conséquences: - la seule option de paiement à distance, notamment pour les étrangers, qui fonctionne à coup sûr, est le virement bancaire. C’est plus long. Donc je suis contraint de laisser les inscriptions ouvertes jusqu’au dernier moment. - certains participants voudront payer en liquide que site. Je suis actuellement en négociations avec l’agent comptable du CNRS: ce n’est pas dans les procédures prévues.
- Pour la préparation en amont, les choses que nous pouvions faire depuis Paris 13 sont à peu près toutes calées. Il nous manque encore… des badges en plastique pour les participants. Les invités sont invités, nous avons les sacs, les bloc-notes, les affiches.
- Il reste des choses à faire pour la préparation depuis Paris 7. Sur la suggestion d’Alexis, voici une ToDO list:
- Réserver les pauses café. - Réserver des restos pour les repas du comité directeur et pour le Workshop WiC - Alexis a toutes les informations nécessaires - Préparer les informations pratiques à remettre aux participants: - plan des locaux/plan d'accès - plan du voisinage, avec les éventuels point utiles (supérette, pharmacie, etc) - Liste des possibilités de restauration pour la pause de midi. - Prévoir les accès WIFI pour les éventuels participants qui n’auraient pas accès à Eduroam, s’il y en a - Prévoir avec les services de sécurité pour qu’ils laissent passer les participants.
Pour la conférence proprement dite, nous aurons aussi besoin de gens - n’hésitez pas à solliciter les personnes qui pourraient aider- stagiaires, thésards, collègues,
-pour flécher l’accès en avance -pour préparer le stand d’accueil: mettre en place des tables, préparer le matériel, etc.. -pour l’accueil: remettre les badges/sacs/blocs notes - J’en oublie?
Je suis de mon côté extrêmement occupé par les soucis rencontrés avec l’application Azur Colloque, qui m’obligent à suivre manuellement toutes les inscriptions et à contacter régulièrement le CNRS pour résoudre les problèmes individuels, je ne pourrai donc pas être sur place à Paris 7 pour superviser la mise en place pratique des ces choses-là. Je fais donc appel à ce sujet à vos bonnes volontés.
Amicalement,
Paulin.
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