Bonjour à toutes et à tous,
Après un long silence, je reviens vers vous à propos de l’organisation de la conférence CIE 2016 à Paris7.
- Premier point: n’oubliez pas de vous inscrire ! En particulier, si vous souhaitez assister au dîner de la conférence. Pour les membres du comité d’organisation, l’inscription à la conférence en tant que telle est gratuite.
- A propos de l’inscription: certains d’entre vous le savent déjà, j’en informe les autres. Le site Azur Colloques du CNRS pour gérer les inscription a un souci avec le paiement par carte bancaire. L’interface de paiement ne s’affiche pas pour de nombreux participants. Curieusement, pour d’autres, cela fonctionne. Le problème est remonté depuis près d’un mois au CNRS, ils ne trouvent pas de solution.
Concrètement pour nous cela a deux conséquences:
- la seule option de paiement à distance, notamment pour les étrangers, qui fonctionne à coup sûr, est le virement bancaire. C’est plus long. Donc je suis contraint de laisser les inscriptions ouvertes jusqu’au dernier moment.
- certains participants voudront payer en liquide que site. Je suis actuellement en négociations avec l’agent comptable du CNRS: ce n’est pas dans les procédures prévues.
- Pour la préparation en amont, les choses que nous pouvions faire depuis Paris 13 sont à peu près toutes calées. Il nous manque encore… des badges en plastique pour les participants. Les invités sont invités, nous avons les sacs, les bloc-notes, les affiches.
- Il reste des choses à faire pour la préparation depuis Paris 7. Sur la suggestion d’Alexis, voici une ToDO list:
- Réserver les pauses café.
- Réserver des restos pour les repas du comité directeur et pour le Workshop WiC - Alexis a toutes les informations nécessaires
- Préparer les informations pratiques à remettre aux participants:
- plan des locaux/plan d'accès
- plan du voisinage, avec les éventuels point utiles (supérette, pharmacie, etc)
- Liste des possibilités de restauration pour la pause de midi.
- Prévoir les accès WIFI pour les éventuels participants qui n’auraient pas accès à Eduroam, s’il y en a
- Prévoir avec les services de sécurité pour qu’ils laissent passer les participants.
Pour la conférence proprement dite, nous aurons aussi besoin de gens - n’hésitez pas à solliciter les personnes qui pourraient aider- stagiaires, thésards, collègues,
-pour flécher l’accès en avance
-pour préparer le stand d’accueil: mettre en place des tables, préparer le matériel, etc..
-pour l’accueil: remettre les badges/sacs/blocs notes
- J’en oublie?
Je suis de mon côté extrêmement occupé par les soucis rencontrés avec l’application Azur Colloque, qui m’obligent à suivre manuellement toutes les inscriptions et à contacter régulièrement le CNRS pour résoudre les problèmes individuels, je ne pourrai donc pas être sur place à Paris 7 pour superviser la mise en place pratique des ces choses-là.
Je fais donc appel à ce sujet à vos bonnes volontés.
Amicalement,
Paulin.
