Je vous écris car le démarrage de CiE est maintenant très
proche et je le fais moi-même car Paulin est extrêmement pris
par les complications de gestion des inscriptions suites à ce
qui ressemble à des dysfonctionnements de l'application
d'inscription mais qu'il me semble néanmoins vraiment urgent
que les rôles soient répartis.
Je me permets
donc de vous envoyer moi-même ce message car il me
semble qu'on ne peut plus attendre pour fixer les
tâches de chacun au cours de la semaine et je crois
que le temps que Paulin sorte la tête de l'eau il
serait un peu tard pour vous solliciter. À mon
avis, on commence à être à un niveau d'alerte en termes
de préparatifs!
Je viens de compléter assez largement le document de planning
des tâches sur la semaine que Paulin avait déjà largement rempli
hier. Il manque encore certainement des choses mais je pense que
cela commence à donner une idée.
J'en ai tiré une estimation des besoins de permanences. La
première chose est que je souhaiterais que quelqu'un
d'expérimenté y jette un oeil pour vérifier que ce n'est pas
absurde. C'est dans le dossier partagé que Paulin vous a envoyé
lundi, je vous remets le lien direct vers le fichier:
En
particulier, à mon avis, il faut au moins:
- 5-6 personnes lundi matin à partir de 8H30
- 3 personnes lundi après-midi
- 4 personnes mardi matin, à partir de 8H30 (noter qu'il
y aura transfert de matériel de la Halle à Buffon entre
mardi midi et mercredi)
- 2 personnes mardi après-midi
- 3 ou 4 personnes mercredi matin
- 4 personnes pour mercredi après-midi (on peut s'en
tirer avec 3 à mon avis, mais un peu juste)
- 2 personnes jeudi matin
- 2 ou 3 personnes jeudi après-midi
- 4 personnes vendredi matin
- 2 personnes vendredi en début d'après-midi plus un coup
de main pour ranger à la clôture.
(je n'ai pas évaluer les besoins pour le social dinner
là-dedans)
===> Merci de vous signaler, le plus urgent étant
évidemment de boucler les permanence de lundi à mercredi,
les deux derniers jours seront ensuite plus calmes
normalement.
Il faudra quelqu'un pour coordonner les bonnes
volontés et notamment les bénévoles
thésards ou extérieurs au comité d'organisation.
Ni Paulin, ni Arnaud, ni Michele ni moi ne pourrons assurer
ce rôle: il faudrait que nous ayions quelqu'un d'ici
vendredi début d'après-midi idéalement.
Pas besoin que ce soit quelqu'un de P7, mais il faudrait
qu'il soit là assez régulièrement au cours de la semaine et
qu'il puisse repérer les lieux lundi: Stefano accepterais-tu
de faire cela? (je me permets de demander directement car on
n'a pas trop le temps d'attendre un volontaire...)
Choses à
faire dans la journée de vendredi (aujourd'hui) à
Sophie Germain:
Ensuite, il y a des choses à faire demain:
- préparation des sacs:
vendredi matin (vers 10H30/45): atelier préparation des
sacs de participants.
J'ai quelques thésards déjà volontaires, si trois
ou quatre personnes de l'IRIF peuvent se
joindre en plus, ce sera bienvenu.
Rendez-vous en 3052: si on est assez nombreux on doit
finir pour midi.
- préparation des tables devant l'amphi 13E:
à faire vendredi après-midi. Paulin viendra dans
l'après-midi. Je ne serai pas là. Michele ne pourra sans
doute pas accompagner Paulin à la Halle aux Farines pour
faire le point avec les appariteurs et pour récupérer des
tables à disposer à la sortie basse de l'amphi 13E (il faut
8 tables à mon avis: 4 tables pour l'enregistrement et 4
pour la pause café, ainsi qu'une dizaine de chaises)
--> Qui peut accompagner Paulin dans ce périple
demain vers 15H30/16H?
- achats de matériel de base:
Il y aura quelques achats à faire au monoprix de l'avenue
de France, cf documents de planning. On peut prendre un
chariot à PPS pour transport des bouteilles d'eau.
Quelqu'un peut s'en charger demain? (penser à conserver
la facture pour remboursement)