On 24 Jun 2016, at 01:23, Alexis Saurin PPS <alexis.saurin@pps.univ-paris-diderot.fr> wrote:

[J'ai remis l'ensemble des membres du comité d'organisation en cC au cas où certains auraient oublié de s'inscrire sur la mailing-list du comité; si c'est le cas, le signaler au plus vite à Paulin.]

Bonsoir à tous,

Je vous écris car le démarrage de CiE est maintenant très proche et je le fais moi-même car Paulin est extrêmement pris par les complications de gestion des inscriptions suites à ce qui ressemble à des dysfonctionnements de l'application d'inscription mais qu'il me semble néanmoins vraiment urgent que les rôles soient répartis.

Je me permets donc de vous envoyer moi-même ce message car il me semble qu'on ne peut plus attendre pour fixer les tâches de chacun au cours de la semaine et je crois que le temps que Paulin sorte la tête de l'eau il serait un peu tard pour vous solliciter. À mon avis, on commence à être à un niveau d'alerte en termes de préparatifs!

Il reste encore de nombreuses choses à faire (je n'ai pas une vision globale, mais ce que je vois est déjà assez impressionnant! Je doute que Paulin me contredise...). Outre Paulin, Arnaud, Michele et moi-même avons beaucoup donné ces derniers temps et nous n'allons pas pouvoir suivre à ce rythme: il nous faut du relais.

Répartition des tâches dans la semaine et évaluation des besoins:

Je viens de compléter assez largement le document de planning des tâches sur la semaine que Paulin avait déjà largement rempli hier. Il manque encore certainement des choses mais je pense que cela commence à donner une idée.
J'en ai tiré une estimation des besoins de permanences. La première chose est que j e souhaiterais que quelqu'un d'expérimenté y jette un oeil pour vérifier que ce n'est pas absurde. C'est dans le dossier partagé que Paulin vous a envoyé lundi, je vous remets le lien direct vers le fichier:
https://docs.google.com/document/d/1HuULiEqNSRGlqDgK5K3VSOhQqG1Ecn4ukdGAB8KKWwU/edit?usp=sharing

En particulier, à mon avis, il faut au moins:

- 5-6 personnes lundi matin à partir de 8H30

- 3 personnes lundi après-midi

- 4 personnes mardi matin, à partir de 8H30 (noter qu'il y aura transfert de matériel de la Halle à Buffon entre mardi midi et mercredi)

- 2 personnes mardi après-midi

- 3 ou 4 personnes mercredi matin

- 4 personnes pour mercredi après -midi (on peut s'en tirer avec 3 à mon avis, mais un peu juste)

- 2 personnes jeudi matin

- 2 ou 3 personnes jeudi après-midi

- 4 personnes vendredi matin

- 2 personnes vendredi en début d'après-midi plus un coup de main pour ranger à la clôture.

(je n'ai pas évaluer les besoins pour le social dinner là-dedans)

===> Merci de vous signaler, le plus urgent étant évidemment de boucler les permanence de lundi à mercredi, les deux derniers jours seront ensuite plus calmes normalement.

Il faudra quelqu'un pour coordonner les bonnes volontés et notamment les bénévoles thésards ou extérieurs au comité d'organisation.
Ni Paulin, ni Arnaud, ni Michele ni moi ne pourrons assurer ce rôle: il faudrait que nous ayions quelqu'un d'ici vendredi début d'après-midi idéalement.

Pas besoin que ce soit quelqu'un de P7, mais il faudrait qu'il soit là assez régulièrement au cours de la semaine et qu'il puisse repérer les lieux lundi: Stefano accepterais-tu de faire cela? (je me permets de demander directement car on n'a pas trop le temps d'attendre un volontaire...)

Choses à faire dans la journée de vendredi (aujourd'hui) à Sophie Germain:

Ensuite, il y a des choses à faire demain:

- préparation des sacs:

vendredi matin (vers 10H30/45): atelier préparation des sacs de participants.

J'ai quelques thésards déjà volontaires, si trois ou quatre personnes de l'IRIF peuvent se joindre en plus, ce sera bienvenu.
Rendez-vous en 3052: si on est assez nombreux on doit finir pour midi.

- préparation des tables devant l'amphi 13E: à faire vendredi après-midi. Paulin viendra dans l'après-midi. Je ne serai pas là. Michele ne pourra sans doute pas accompagner Paulin à la Halle aux Farines pour faire le point avec les appariteurs et pour récupérer des tables à disposer à la sortie basse de l'amphi 13E (il faut 8 tables à mon avis: 4 tables pour l'enregistrement et 4 pour la pause café, ainsi qu'une dizaine de chaises)

--> Qui peut accompagner Paulin dans ce périple demain vers 15H30/16H?

- achats de matériel de base:

Il y aura quelques achats à faire au monoprix de l'avenue de France, cf documents de planning. On peut prendre un chariot à PPS pour transport des bouteilles d'eau.

Quelqu'un peut s'en charger demain? (penser à conserver la facture pour remboursement)

Merci d'avoir pris le temps de lire ce mail et surtout de répondre positivement quant à vos disponibilités!

Amitiés,

Alexis

PS: pour ceux qui ne seraient pas encore inscrits sur la mailing-list, l'ensemble des documents partagés:

https://drive.google.com/folderview?id=0ByOTudbE0cp2eVI5eGZTWEE3alk&usp=sharing

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Alexis Saurin
PPS, Laboratoire IRIF, CNRS, Université Paris Diderot et INRIA
alexis.saurin@pps.univ-paris-diderot.fr

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